Колко време според Вас трябва да отнеме един отговор на имейл?
Наскоро открих този въпрос на в LinkedIn. Със следните четири опции:
А. Четири часа или по-малко
Б. Един работен ден или по-малко
C. Една работна седмица или по-малко
D. Нито едно от тези
Резултатите ми се сториха впечатляващи. Отговори от нас 600 души от различни позиции, компании и индустрии. Десетки коментират, споделяйки аргументацията зад отговорите си.
Най-интересното обаче е следното: имаме ясен победител сред отговорите.
Като анализираме отговорите и причините зад тях, ще научим важен урок по емоционално интелигентна комуникация – и ще видим как отговорът на този въпрос може да ви помогне да управлявате по-добре свощ бизнес.
Е…. колко дълго да се бавим с отговор на имейл в крайна сметка?
Добре, по същество. Ето ги и отговорите на анкетата:
Колко време трябва да отнем станадартно отговор на имейл? Четири часа или по-малко: 21%; Един работен ден или по-малко: 60%; Една работна седмица или по-малко: 9%; Нито едно от тези: 10%
Както можете да видите, огромно мнозинство от участниците, над 81%, смятат, че на имейл трябва да се отговори в рамките на един работен ден. (Това включва 60%, които са избрали „един работен ден или по-малко“ и 21%, които са избрали „четири часа или по-малко“.)
Разбира се, има много нюанси зад отговора на този въпрос. Някой, който получава сто или повече имейла на ден, ще има различна гледна точка от този, който получава само 10 до 20. И индустрията, фирмената култура и длъжностната характеристика със сигурност ще повлияят и на начина, по който отговаряте.
„Първият въпрос трябва да бъде дали имейлът изобщо изисква отговор?“ каза един участник. „И искам ли да отговоря? Ако не, значи отговорът е никога. Вторият въпрос е има ли косвен краен срок? Тогава се опитайте да го спазите.“
„Зависи кой изпраща имейла“, коментира друг участник. „Ако това е вашият шеф или някой, с когото работите по проект с висок приоритет, трябва да отговорите в рамките на деня. За други може да варира между два работни дни или в рамките на работната седмица.“
Ако опитате да се научите да разглеждате имейла от гледна точка на пишещия, това може да помогне за изграждането и поддържането на взаимоотношения. От друга страна, правенето на това без баланс и граници може бързо да доведе до прегаряне от ваша страна.
Вижте още: „Майка“: Този филм можеше да е имейл
Като се има предвид всичко това, струва си да се обърне на това, че толкова много хора смятат, че нормата, когато отговарянето на имейли е работен ден или по-малко. Признаването на това може да ни даде важен урок по емоционална интелигентност, която включва способността да работим добре в екип.
Как да накарате имейла да работи за вас
Важно е вие и вашият екип да сте на една и съща страница, когато трябва да отговорите на въпроса за времето за отговор на имейл, поради две основни причини.
Първо, най-добрите екипи определят очакванията за комуникация.
Например, бих задала този въпрос, когато се започвам работа на ново място. Често хората се изненадват, когато членовете на собствения им екип отговарят различно от тях. Някои казват, че поддържат известията включени и се опитват да отговорят на всеки имейл възможно най-скоро. Други изключват известията си и проверяват веднъж или два пъти на ден, като групират отговорите си. А трети не се ангажират да проверяват имейлите си всеки ден, a и да го правят, не изпитват натиск да отговарят, отнема им до седмица или повече.
Например, ако член на екипа има въпрос и го съобщи в групов имейл или в директно съобщение, той трябва да знае кога да очаква отговор на този въпрос. В противен случай работата спира и членовете на екипа се чувстват изолирани от останалите и откъснати от работния процес.
Второ, важно е вие и вашите хора да имате стандартно време за реакция поради това, което хората извън вашата компания очакват.
Представете си такава ситуация. „Вашите“ хора вярват, че е приемливо да отговаряте на външни имейли в рамките на една седмица. Вашите партньори обаче очакват отговор след ден или два. Това не само ще навреди на крайния ви резултат, но бавно ще разруши вашите взаимоотношения. Дори репутацията ви.
„Нормите задават ясни очаквания за това как вашият екип работи заедно“, пише група изследователи на Google, които прекарват две години в изучаване на дистанционни екипи. „Но те често се предполагат, а не са изрично заявени, което оставя възможности за объркване.“
Вместо да се правят предположения, Google препоръчва на екипите да определят ясни очаквания по отношение на времето за отговор на имейли и незабавни съобщения, включително когато съобщенията се изпращат в неработно време или в различни часови зони.
Не забравяйте, че ако комуникирате външно, огромното мнозинство от хора се надява на отговор в рамките на един работен ден.
Но каквото и да решите като екип, важното е да вземете решение и ясно да го комуникирате. Емоционално интелигентните екипи знаят какво да очакват и какво се очаква от тях. Това води до по-ефективно сътрудничество, по-сплотен екип и по-малко пропуснати възможности.
Вижте още:
